Birlikte daha iyi düşünerek kazanımları koruyun, ilerletin: yılda en az bir iş planlama çalıştayı

Yıl sonu yaklaşırken çoğu şirkette aynı masa kurulur: 2027 bütçesi. Rakamlar konuşulur, hedefler yazılır. Ama bütçe bir sonuçtur; asıl iş, onun arkasındaki düşüncedir. Bu yazıda iş planlama çalıştayının neden yılda en az bir kez, mümkünse daha sık yapılması gerektiğini ve birlikte düşünmeyi neyin değerli kıldığını anlatıyoruz.

“Zor dönemlerden geçiyoruz. İşinize sarılın, müşterilerinize DAHA FAZLA değer üretin, rekabetçi, verimli, çevik olun! Yapabiliyorsanız her ay, olmadı 3 ayda bir ya da 6 ayda bir ama en azından yılda bir. Bu değerli birlikte düşünme ortamlarında en doğru yöntemleri kullanıp, planlayarak, elde edilen düşünceleri raporlayıp, takip ederek inanıyoruz bugüne dek başardıklarınızı korumamız mümkün … hatta belki ileri bile taşırız … bir inovasyon yeter!”

Tunç Çelik, Analiz Sentez

Dört soru, tek masada

Daha çok satmak. Değer yaratmak. Tasarruf etmek. Müşteriye daha çok fayda sunmak.

Bu dört soru ayrı odalarda sorulduğunda çoğu kez birbirinin önüne geçer. Tasarruf kararı, satışın ihtiyaç duyduğu kaynağı keser. Satışın verdiği söz, üretimin planını zorlar. Müşteriye verilen fayda sözü maliyeti büyütür. Her birim kendi sorusunu doğru yanıtlar, ama şirket bütün olarak kaybeder.

Aynı dört soru aynı masada, aynı resme bakarak sorulduğunda ise birbirini tamamlar. Zor dönemde fark buradadır: kimin haklı olduğu değil, parçaların birbirine nasıl oturduğu.

Sorun bilgi eksikliği değil, birlikte düşünememek

Şirketlerin bilgi birikimi toplantılarla sırasıyla karara, aksiyona, projeye, sisteme, faydaya ve nakde dönüşür. Bunun için farklı uzmanlık ve düşünceleri bir araya getiren temel araç toplantıdır. Bildiğiniz gibi bu araç çoğu kez eksik-aksak çalışır.

Zor dönemlerde toplantılar sıklaşır. Ama sıklaşan toplantı her zaman birlikte düşünmek demek değildir. Irving Janis 1972’de buna grup düşüncesi adını verdi: uyumu koruma isteği, eleştirel bakışı ve farklı fikri bastırır. Herkes hemfikir görünür, karar çabuk çıkar; bir süre sonra o kararın uygulanmadığı görülür.

Grup düşüncesinden kaçarken bir tuzağa daha düşülür: ortak akıl. Ortak akıl, herkesin kabul ettiği küçük kesişimde buluşur; farklı olan elenir. Oysa bir şirketi ileri taşıyan inovasyon çoğu kez tam da o elenen fikirdir. Bir inovasyon yeter; yeter ki masadan düşmesin.

Bizim aradığımız bütünleşik akıl: her fikrin yerini bulduğu, parçaların sentezlendiği, önceliklerin birlikte netleştiği düşünce. Çalıştay™ nedir? sayfasında bütünleşik aklı ve yöntemin kökünü daha ayrıntılı anlattık.

Ne sıklıkla?

Yapabiliyorsanız her ay. Olmadı 3 ayda bir ya da 6 ayda bir. Ama en azından yılda bir.

Sıklığı şirketin ritmi belirler. Önemli olan, birlikte düşünmenin bir kerelik olay değil, tekrar eden bir alışkanlık olması. Bir kez yapılan çalışma o günün fotoğrafını verir. Tekrarlanan çalışma, kazanımların yerinde durup durmadığını ve neyin değiştiğini gösterir.

Yıl sonu, “en azından yılda bir”in doğal zamanıdır. 2027 bütçesini kapatmadan önce ekibinizle birlikte düşünmek, bütçeyi kişilerin pazarlığı olmaktan çıkarıp şirketin önceliklerine bağlar.

Birlikte düşünme ortamını değerli kılan dört şey

Yukarıdaki cümlede dört koşul var. Her biri bir kaybı önler.

• En doğru yöntem: en yüksek ses değil, odadaki herkesin bildiği masaya gelir. Sahada görülen ama masada söylenmeyenler de.
• Planlamak: amaç, doğru soru ve doğru katılımcılar önceden belli olur. Hazırlıksız toplantıda en çok konuşan kazanır.
• Raporlamak: elde edilen düşünceler yazıya dökülür. Dökülmezse bir sonraki toplantı yeniden sıfırdan başlar.
• Takip etmek: karar, sorumlusu ve takvimiyle sonraki toplantılara taşınır. Çalıştay™ zemini kurar, uygulama sonucu taşır.

Bir örnek: dört yıl, dört yıl sonu çalıştayı

Bir müşterimizle dört yıl boyunca her yıl sonunda Çalıştay™ yaptık. Her yıl farklı bir öncelik öne çıktı. İlk yıl operasyonda, yönetimin gündemine pek gelmeyen konular yönetimin dikkatine geldi. İkinci yıl iş akışı ve planlama süreçlerindeki eksikler için altı aylık bir danışmanlık çalışması yürütüldü. Üçüncü yıl iş geliştirme öncelikleri öne çıktı; şirket daha hızlı ve etkili teklif üretmeye başladı. Dördüncü yıl Ar-Ge beceri ve birikiminin gelişmesi gündeme geldi.

Şirketin yol haritası, her yıl bir parça daha netleşti. Bir yapbozun parçaları gibi. Vakanın tamamı: Yıl sonu stratejik planlama Çalıştay™ uygulamaları.

Neden şimdi?

Artık esnek çalışma, uzaktan çalışma ve evden çalışma yeni bir norm oldu. Çalıştay™ yönteminin gücünü dijitale taşıdık; artık hem yüz yüze, hem online ve offline araçlarla toplantıları sonuç odaklı ve sinerjik düşünce, karar, plan ve aksiyon geliştirme araçlarına dönüştürmek mümkün.

Birlikte düşünmek için herkesin aynı odada, aynı saatte olması gerekmez; yeter ki amaç ve odak kaybolmasın. Bugün yüz yüze Çalıştay™ ve Ankettay (Online Anket) ile başlayabilirsiniz. Dijital Çalıştay™ (Çevrimtay) Ocak 2027’de geliyor.

Siz konunuzu ve ekibinizi seçin; Analiz Sentez yöntemi tasarlasın, düşünceleri sentezlesin, raporlasın ve takibe bağlasın.

Söylemediklerimiz

Bir çalıştay zor bir dönemi tek başına aşmaz. Birlikte düşünmenin zeminini kurar; sonucu uygulama taşır. Bu yüzden size rakam vaat etmiyoruz. Söylediğimiz şu: düzenli ve yöntemli birlikte düşünen bir ekip, kazandıklarını daha kolay korur. Hatta belki ileri bile taşır. Bir inovasyon yeter!