Sık Sorulan Sorular

Sözlükte çalıştay, belirli bir konuda uzmanların bir araya gelip görüş alışverişi yaptığı toplantı ya da atölye çalışmasıdır; İngilizcedeki "workshop"un karşılığıdır. Çalıştay™ ise bu genel adın ötesinde, Tunç Çelik'in 1994'ten bu yana geliştirdiği bir grup düşünme ve problem çözme yöntemidir. Bir grubun bilgisini adım adım sorulan sorularla toplar, her fikri bütün içindeki doğru yerine koyar ve katılımcıların birlikte sahiplendiği kararlara dönüştürür. Amaç ortak bir paydada buluşmak değil; ortak aklı aşıp farklı bakış açılarının birbirini tamamladığı bütünleşik aklı yakalamaktır.

Çalıştay üç aşamada yapılır:

1. Hazırlık: Çalışmanın amacı netleştirilir, kilit kişilerle kısa mülakatlar yapılır ve sorular tasarlanır. Sonucu en çok belirleyen aşama budur.
2. Uygulama: Her seans tek bir soruya ayrılır: sorun, kök neden, çözüm, engel, öneri. Katılımcılar fikirlerini kısa ve yazılı ifade eder; moderatör her seansın sonunda fikirleri sentezleyip bütünsel resmi gruba geri gösterir.
3. Raporlama: Tüm fikirler, sentezler, öncelikler ve eylem planı tek bir rapora dönüşür.

Online Çalıştay™'da uygulama aşaması, katılımcıların kendilerine uygun yer ve zamanda doldurduğu online anketle yapılır.

→ Çalıştay Süreci

Katılımcıdan beklenen, fikirleri çatıştırmak değil düşünmek ve soruların eşliğinde deneyimlerini açığa çıkartmaktır. Her seansta tek bir soruya odaklanılır; fikirler kısa, net ve yazılı ifade edilir. Yönetmenin desteğinde fikirler kısaca açıklanır; uzun savunmalara ve karşılıklı atışmalara yer yoktur. Her fikir dinlenir, akla gelen yeni fikirler eklenir. Seansın sonunda moderatör tüm fikirleri sentezler, fark edilen eksikler tamamlanır. Böylece en çok konuşanın ya da en kıdemlinin değil, fikirlerin birbirini tamamlayarak, geliştiği, öne çıktığı bir düzen kurulur.

Sıradan bir toplantıda gündem maddeleri tartışılır; çoğu zaman en yüksek ses ya da en kıdemli görüş kazanır, bazı katılımcılar hiç söz almadan çıkar ve aynı konu birkaç toplantı sonra yeniden açılır. Çalıştay'da sorular önceden tasarlanır, her fikir yazılı ve eşit ağırlıkla girer, fikirler seans seans sentezlenir ve sonunda kararlar ile sorumlular belirlenir. Toplantı çoğu zaman bir sonraki toplantıya varır; Çalıştay bir karara ve bir rapora varır.

Hayır. Beyin fırtınası fikir üretme tekniğidir ve çalıştay sürecinin yalnızca bir adımına karşılık gelir. Beyin fırtınasında fikirler çoğalır ama çoğunlukla bir listede kalır; hangisinin seçileceği yine en baskın görüşe bırakılır. Çalıştay fikirleri gruplar, birbirleriyle ilişkilendirir, önceliklendirir ve eyleme bağlar.

→ Çalıştay, beyin fırtınası ve arama konferansı farkları

Kelime olarak "workshop"un Türkçesi çalıştaydır; fark adda değil yöntemdedir. Atölye çalışması çoğunlukla bir beceriyi öğretmek ya da uygulatmak için yapılır; katılımcılar bir şey öğrenerek çıkar. Çalıştay™ bir karar üretmek için yapılır; katılımcılar kendi bilgilerinden doğan bir sentez ve eylem planıyla çıkar.

Arama konferansı, geniş bir paydaş grubunun ortak bir gelecek tasarlamak için genellikle birkaç gün bir araya geldiği katılımcı bir planlama yöntemidir. Çalıştay™ ise belirli bir sorun ya da karar üzerinde çalışır: sorular önceden tasarlanır ve fikirler sistem yaklaşımıyla, JUSE kökenli 1978 yılında geliştirilmiş sözel-görsel problem çözme teknikleri kullanılarak sentezlenir ve yönetmen söz konusu tekniklerin kullanımında ustalık düzeyinde olmalıdır. Arama konferansında 1940’larda geliştirilmiş beyin fırtınası ve oylama yöntemleri kullanılır. Çalışma grubu 7-8 kişilik alt ekiplere bölünür ve her grubun kendi sözcüsü olur.

→ Çalıştay, beyin fırtınası ve arama konferansı farkları

Fasilitasyon, bir grubun birlikte çalışmasını kolaylaştırma işidir; Çalıştay™ da bu anlamda bir fasilitasyon yaklaşımıdır. Fark moderatörün rolündedir. Klasik fasilitatör içeriğe karışmaz, yalnızca süreci yönetir. Çalıştay moderatörü süreci yönetmenin yanında fikirleri sistem yaklaşımıyla sentezler, bütünsel resmi gruba geri yansıtır ve raporu yazar. Katılımcıların fikirleri değişmez; değişen, fikirlerin bir araya gelme biçimidir.

Grup düşüncesi (groupthink), Yale Üniversitesi'nden Irving Janis'in 1972'de tanımladığı etkidir: grup içinde uyumu koruma isteği eleştirel düşünceyi ve farklı fikirleri bastırır, yanlış kararlar oybirliğiyle alınır. Çalıştay™ bu etkiye karşı tasarlanmıştır: fikirler önce yazılı ve bağımsız olarak toplanır, kıdem ve pozisyon söz hakkını belirlemez, farklı görüşler elenmez, sentezde yerini alır.

→ Neden Çalıştay?

Çalıştay™ yöntemini Tunç Çelik geliştirdi. 1994'te başlayan çalışmalar 1997'de ilk uygulamaya, 2000 yılında bugünkü olgun hâline ulaştı. Yöntem, Japon Bilim İnsanları ve Mühendisleri Birliği'nde (JUSE) geliştirilen sözel-görsel problem çözme tekniklerine (KJ yöntemi ve Yeni Yedi Araç gibi) ve sistem yaklaşımına dayanır. Çalıştay™ adı tescilli bir markadır.

→ Çalıştay yöntemini kim, nasıl geliştirdi?

Dört soruya bakın:

• Kaç kişi? Onlarca ya da yüzlerce kişi, farklı şehirler ya da vardiyalar → Online.
• Konu ne kadar hassas? Uzlaşının zor, ilişkilerin önemli olduğu konular → Yüz yüze.
• Karar masada, birlikte mi verilmeli? → Yüz yüze.
• Hem geniş katılım hem derinlik mi istiyorsunuz? → Online + Yüz yüze.

Bütçe açısından online daha ekonomiktir: salon, konaklama ve iş günü kaybı yoktur.

→ Çalıştay planlayın: seçenek ve fiyatları inceleyin

Hayır. Önce kısa görüşmelerle soruları birlikte tasarlarız. Katılımcılar online anketi kendilerine uygun yer ve zamanda, bilgisayardan ya da telefondan doldurur. Fikirleri biz sentezleriz: her fikir tek tek ele alınır, gruplanır ve bütünsel resim çıkarılır. Sonuç, bir rapor ve 2 saatlik bir sunumla paylaşılır; sunumda katılımcılar eksikleri tamamlar.

Ardışık çalıştay iki turda yapılır. İlk turda sorunlar ve nedenleri toplanıp sentezlenir; ikinci turda katılımcılar bu sentezi görerek çözümlerini yazar. Birbirinin fikrini görerek düşünmek fikirleri olgunlaştırır; bu, yüz yüze çalıştaydaki seanslar arası etkileşimin online karşılığıdır. Tek tur hızlı bir tespit için, ardışık çalıştay derinleşmek içindir.

Önce geniş grup online ankette fikirlerini yazar ve bir anket raporu çıkar. Yüz yüze çalıştay bu rapora göre tasarlanır; karar vericilerden, uygulayıcılardan ya da gönüllülerden oluşan daraltılmış bir grup konuyu derinleştirir. İstenirse sonuçlar yeniden geniş grupla paylaşılır. Böylece geniş katılımın sağladığı meşruiyet ile yüz yüze çalışmanın derinliği bir araya gelir.

Süre, konunun kapsamına ve seans sayısına bağlıdır. Örnek olarak: tek ve net bir sorun için yarım gün; sorun, çözüm ve eylem planı için 1 gün; birden fazla ekseni olan strateji çalışmaları için 2 gün. Kesin süreyi hazırlık mülakatlarından sonra birlikte belirleriz.

Takip çalıştayı, ilk çalıştayın raporuna göre tasarlanan ikinci ve sonraki uygulamalardır. Kararların uygulanmasını gözden geçirmek, tıkanan konuları yeniden ele almak ya da ilk çalıştayda açılan yeni konulara derinleşmek için yapılır. Çözümlerin kâğıtta kalmaması için en etkili araçlardan biridir.

Farklı bilgi ve bakış açılarının bir araya gelmesi gereken her kritik konuda: stratejik plan ve öncelikler, yıl sonu değerlendirme ve bütçe, Ar-Ge ve proje önceliklendirme, süreç sorunları ve kök neden analizi, departmanlar arası iş birliği, değişim ve yeniden yapılanma, sektörel iş birliği projeleri.

→ Çalıştay uygulama alanları

Durum analiziyle başlar: kilit kişilerle mülakatlar ve gerekirse strateji ihtiyaç analizi anketi. Seanslar sırasıyla dış çevre ve fırsatları, iç sorunları ve kök nedenleri, hedefleri ve öncelikleri, engelleri, eylemleri ve sorumluları ele alır. Çıktı, önceliklendirilmiş stratejik hedefler ve sahibi belli bir eylem planıdır. Kurumun geniş kesiminin katılması isteniyorsa önce online anket, ardından yüz yüze çalıştay yapılır.

Katılımcılardan: çalışmanın amacı, katılımcı listesi, mülakatlar için birkaç kişinin 30'ar dakikası ve varsa konuyla ilgili dokümanlar. Analiz Sentez’den: mülakatlar, doküman incelemesi, soruların ve seansların tasarımı, program. Sorular çalıştaydan önce sizinle birlikte netleşir. Yanlış sorunun sorulduğu bir çalıştayın iyi bir sonuca ulaşması zordur; bu yüzden hazırlık sürecin en kritik aşamasıdır.

Doğru soruyu bulmaya. Konunun arka planı, beklentiler, hassas noktalar ve belirsizlikler mülakatlarda ortaya çıkar. Sorun yanlış tanımlanırsa ona üretilen çözüm de işe yaramaz; mülakatlar, kök sorunu çalıştaydan önce görmemizi sağlar.

Yüz yüze çalıştayların fiyatına 20–25 katılımcı dahildir; daha kalabalık gruplarla da çalışılabilir ya da paralel gruplar kurulabilir. Online çalıştayda katılımcı sayısının pratik bir sınırı yoktur; yüzlerce kişinin fikri toplanabilir. Alt sınır, farklı bakış açılarını temsil edecek kadardır: genellikle 7–8 kişi. Asıl ölçüt sayı değil, konuyu bilenlerin ve sonucu uygulayacak olanların çalışmada yer almasıdır.

Konuyu bilenler ve kararı uygulayacak olanlar katılmalıdır. Üst yönetim de katılabilir, çoğu zaman katılmalıdır; kararın sahiplenilmesi için önemlidir. Sıradan toplantıda üst yöneticinin varlığı diğerlerini susturabilir; Çalıştay'da fikirler yazılı ve eşit ağırlıkla girdiği için bu etki büyük ölçüde azalır. İstenirse üst yönetim yalnızca açılış ve kapanış oturumlarına katılır.

Yüz yüze uygulama yarım gün, 1 gün ya da 2 gündür. Hazırlık genellikle 1–2 hafta sürer; rapor, çalıştaydan sonraki 2 hafta içinde teslim edilir. Online çalıştayda toplam süreyi anketin açık kaldığı süre (genellikle 1–2 hafta), sentez ve 2 saatlik sunum belirler.

Moderatör süreci yönetir: soruları sorar, söz dağıtır, tempoyu ayarlar. Ama asıl işi sentezdir: her seansın sonunda fikirleri gruplar, ilişkilendirir ve bütünsel resmi gruba geri gösterir; raporu da yazar. Bu yüzden konuyu yüzeysel değil, bir sistem olarak anlaması gerekir. Çalıştaylarımızı yöntemin geliştiricisi Tunç Çelik ve deneyimli ekibimiz yönetir.

Yapabilirsiniz, ama iki risk vardır. İçeriden bir moderatör kurum hiyerarşisinin parçasıdır; katılımcılar ona karşı tam açık olmayabilir, o da tarafsız kalmakta zorlanır. İkincisi yöntemdir: soru tasarımı ve sentez ayrı bir ustalık ister. Dışarıdan gelen üçüncü göz, kurum içinde söylenemeyenin söylenebildiği tarafsız bir zemin kurar. Üçüncü bir göz her zaman iyidir.

Çalıştay raporu bir tutanak değil, bir sentezdir. İçinde tüm fikirler (hiçbiri kaybolmaz), fikir grupları ve aralarındaki ilişkiler, öncelikler, kararlar, sorumlular, takvim ve eylem yol haritası yer alır. Hedefimiz, çalışmaya katılmamış birinin bile raporu okuyunca oluşan anlayışı kavraması ve kendi fikrini katabilecek duruma gelmesidir.

Müşterilerimizin raporlarını gizlilik gereği paylaşmıyoruz. Tanışma görüşmesinde anonimleştirilmiş örnekleri birlikte inceleyebiliriz.

Sentez raporu, önceliklendirilmiş sorunlar ve çözümler, sorumlusu ve takvimi belli bir eylem planı ve sonuç sunumu. Bir de raporda görünmeyen ama en az onun kadar değerli olan: katılımcılar arasında oluşan anlayış birliği ve karara sahiplik.

Üç nedenle kalır: karar gerçek sorunu çözmüyorsa (yanlış soru), karar birkaç kişinin kararıysa (sahiplik yok) ve kararın takibi yapılmıyorsa. Çalıştay™ üçüne de karşılık verir: mülakatlarla doğru soru bulunur, katılımcıların kendi fikirlerinden doğan karar sahiplenilir, her eylemin sorumlusu ve takvimi belirlenir. Takip çalıştayları ve gerektiğinde Analiz Sentez danışmanlığı uygulamaya eşlik eder.

→ Çalıştay nasıl fark yaratır?

1997'den bu yana sanayi şirketlerinden meslek kuruluşlarına, kamu kurumlarından derneklere pek çok kurumda uyguladık. Deneyimimiz şu: çalıştay doğru kararın zeminini kurar; sonucu ise o kararın uygulanması taşır. Bu yüzden başarıyı çalıştayın kendisinde değil, çalıştaydan sonra hayata geçen değişimde ölçüyoruz. Örnekler için başarılı vakalarımıza bakabilirsiniz.

İki ölçüyle: çalıştay kararlarının ne kadarının uygulandığı (kapanan eylem oranı) ve ele alınan sorunda ölçülen değişim. Takip çalıştayında ilerleme birlikte gözden geçirilir. Katılımcıların sürece ve sonuca dair değerlendirmesi de alınır; örneğin "bu sentez sizce ne oranda tamam?" sorusuyla.

Referans listemizde sanayi şirketleri, sektör dernekleri, meslek kuruluşları ve kamu kurumları yer alıyor. → Referanslarımız ve başarılı vakalarımız.

Online Çalıştay™ 600 USD'den, Yüz yüze Çalıştay™ 2.750 USD'den, Online + Yüz yüze Çalıştay™ 3.350 USD'den başlayan fiyatlarla sunulur. Fiyatlar KDV hariçtir. Kesin fiyat, kapsamınıza göre üye ekranında birlikte oluşturulur.

→ Çalıştay planlayın: seçenek ve fiyatları inceleyin

Çalışmanın biçimi (online, yüz yüze ya da ikisi birlikte), yüz yüze çalıştayın süresi, katılımcı sayısı, online ankette soru sayısı ve tek tur ya da ardışık olması, mülakat sayısı, takip çalıştayları ve incelenecek doküman hacmi. Salon, ikram ve konaklama fiyata dahil değildir.

Başlangıç fiyatları herkese açıktır. Size özel teklif için kısa bir üyelik formu doldurursunuz. Üyelikle teklif ekranında çalışmanızı kurgular, alternatifleri karşılaştırır ve isterseniz bizimle birlikte teklifinizi oluşturursunuz. Üyelik ücretsizdir ve sizi hiçbir şeye bağlamaz.

→ Üye olun

Önce toplantılarınızın maliyetine bakın: katılımcı sayısı × süre × saat maliyeti. Tekrar eden ve sonuç üretmeyen toplantılarla birlikte bu rakam çoğu zaman bir çalıştayın maliyetini aşar. Toplantı maliyeti hesaplayıcımızla kendi rakamınızı görebilirsiniz. Asıl kazanç ise doğru karar ve uygulanan çözümdür.

→ Toplantı maliyeti hesaplayıcısı

Kendi toplantı salonunuzda yapılabilir. Gereken; katılımcı sayısına yetecek bir alan, fikirlerin asılacağı duvar ya da pano ve kesintisiz zamandır. Şehir dışı ya da otel seçeneği de olur ama şart değildir. Salon ve ikram sizin tarafınızdadır. Online çalıştayda mekân gerekmez.

Hayır. Anket tarayıcıdan, bilgisayardan ya da telefondan açılır. Sonuç sunumu yaygın video toplantı araçlarıyla yapılır. Teknik yük katılımcıda değil, bizde, Analiz Sentez tarafındadır.

Online ankette fikirler isimsiz toplanır; raporda kimin ne yazdığı yer almaz. Yüz yüze çalıştayda fikirler yazılı paylaşılır; raporda fikirler kişilere göre değil, konulara ve gruplara göre yer alır. Bu, dürüst katkının ön şartıdır.

Çalıştay için yalnızca gerekli kişisel veriler, yani katılımcıların adları ve iletişim bilgileri işlenir. Raporlar kişisel veri içermez; istenirse gizlilik sözleşmesi imzalanır.

Destek alacağınız kişi ya da kurumu seçerken dört şeye bakın: yöntem (fikirler nasıl toplanıyor ve nasıl sentezleniyor?), rapor (bir tutanak mı, yoksa bir sentez mi?), uygulama (çalıştaydan sonra ne oluyor?) ve deneyim (hangi kurumlarda, hangi konularda?). Bu soruları bize de sorun; tanışma görüşmesinde cevaplarını örneklerle gösterelim.

→ Tanışma görüşmesi

Bu, grup düşüncesinin ve baskın ses etkisinin tipik belirtisidir. Çözüm, fikirleri konuşmadan önce yazılı ve isimsiz toplamaktır. En hızlı yol Online Çalıştay™'dır: herkes kendi zamanında yazar, toplantılarda sessiz kalanların da fikri gelir.

Online Çalıştay™, gerekirse ardışık olarak: herkes kendi yerinden ve kendi zamanında katkı verir, ikinci turda sentezi görerek düşünür; sonuç tek bir rapor ve ortak bir sunumla paylaşılır. Kalıcı kararlar için ardından kısa bir yüz yüze çalıştay yapılabilir.

Değerlendirmeyi bir sunumlar zinciri olmaktan çıkarıp sorulara dayalı bir çalıştaya çevirin: yılın öğrenimleri, sonuçların kök nedenleri, gelecek yılın öncelikleri ve sorumlular. Kurumun geniş kesiminin görüşü isteniyorsa önce kısa bir online anket yapın.

En sık dört neden vardır: yanlış soru (hazırlık yapılmamış), baskın ses (fikirler konuşarak toplanmış), sözel problem çözme tekniklerinin kullanımı ve sistem analizi konusundaki yetkinlik eksikliği kaynaklı sentezsiz liste (fikirler toplanmış ama birleştirilmemiş) ve yönetim danışmanlık yetkinliğindeki eksiklik kaynaklı takipsizlik (karar var, sahibi yok). Bir sonraki çalıştayınızı bu dört noktaya göre birlikte tasarlayabiliriz.