Çalıştay Ne değildir?

Problem çözme sürecine göre özel fikir üretme ve fikir işleme yöntemleri kullanılmayan hiçbir toplantı Çalıştay™ olamaz.

Bugün TDK’nın yaptığı tanım — “bilim adamlarının ve uzmanların bir konuda ön hazırlık yapmak üzere katıldığı inceleme ve değerlendirme toplantısı” — yöntemsel olarak yanlıştır; çünkü Çalıştay™ adı altında yürütülen birçok uygulama aynı kategori bile değildir. Bu kavram yıllar içinde “toplantı” ile eş anlamlılaştırılmış, oysa Çalıştay™ tamamen farklı bir yapıya sahip özel bir yöntem ve uygulama disiplinidir.

Yönetim bilimi literatürü de bu karışıklığın temel nedenini açık biçimde gösterir: Kurumlarda yapılan toplantıların büyük kısmı akademik olarak “verimsiz zaman tüketimi” kategorisinde değerlendirilir. Harvard Business Review araştırmalarına göre toplantıların %71’i net bir karar üretmez, katılımcıların %65’i bu toplantıların “stratejik değerinin düşük” olduğunu belirtir ve üst düzey yöneticiler haftada ortalama 28 saatlerini toplantılarda geçirirken bu sürenin yarısından fazlası boşa harcanmış kabul edilir. MIT Sloan analizleri ise toplantı verimsizliğini üç ana nedenle açıklar:

• Kognitif dağınıklık: Ortak analiz çerçevesi yoktur; konu sürekli değişir.
• Katılımcı asimetrisi: Güçlü sesler baskın çıkar, uzman katkıları görünmez olur.
• Karar mekanizması eksikliği: Toplantı biter ama ne karar alınır ne sorumluluk tanımlanır.

İşte bu nedenle, problem çözme adımlarına göre tasarlanmamış, fikir üretme ve fikir işleme teknikleri uygulanmayan, analiz–sentez–karar döngüsünü tamamlamayan aşağıdaki hiçbir uygulama gerçek anlamda Çalıştay™ değildir;

• Toplantı değildir: Toplantılar dağılır, tekrar eder, karar üretmez.
• Eğitim değildir: Eğitimlerde kurumun kendi sorunlarını analiz edip kök nedenleri ortaya çıkarmaz. Çalıştay™ iç bilgiyi analiz eder ve karara dönüştürür.
• Beyin fırtınası değildir: Beyin fırtınası fikir yığar; Çalıştay™ bu fikirleri anında yapılandırır ve sentezler.
• Tartışma değildir: Tartışma kişiler arasında geçer; Çalıştay™ kişileri değil fikirleri işler.
• Panel, konferans, oturum değildir: Birkaç “uzmanın” kişinin konuşup, diğerlerinin dinlediği, bir iki soru sorabildiği toplantılar Çalıştay™ değildir. Herkesin eşit katkısını zorunludur.
• Klasik workshop değildir: Workshoplar çoğu zaman dağınık biter; Çalıştay™ her zaman somut ve uygulanabilir bir planla sonuçlanır.

Eğer bir masa çevresinde oturulursa, yapılan bir toplantıdır, çalıştay değil! Çünkü masa çevresine oturarak çalışmak dinamik, interaktif fikir üretimine uygun değildir;

• Katılımcıların birbirine bakarak oturması durumunda moderatörün konumu, çalışma amacı ve üretilen fikirler ikincil hale gelir
• Olası fikir ayrılıkları e çatışmaları çözümlemek ve tekrar esas amaca yönlendirmek zorlaşır
• Söz alma, fikir üretme, ifade edilen dil kalitesini moderatör geliştiremez

Katılımcıların birden çok guruba bölünerek çalıştığı, sonra birbirlerine çalışmalarını özetlediği çalışmalar gerçek çalıştay uygulamaları değildir.

Çalıştayın amacı ve temel farkı bütünleşik anlayış oluşturmaktır. Farklı perspektifler bir araya getirilerek, sentezlendiğinde güçlü sorun analizleri ve çözümler mümkün hale gelir.

• Katılımcılara masalara bölündüğünde birlikte bütünsel bir analiz yapma şansı ortadan kalkar.
• Katılımcılar tüm perspektifleri duyma ve dinleme şansını kaybeder.

Fikirlerin oyalama ile elendiği çalışmalar çalıştay değildir. Beyin fırtınası denebilir ama çalıştay olamaz. Tüm fikirleri eke yazmak elemenin dezavantajlarını telafi edemez. Çalıştay tüm fikirlerin sentezlenmesi iddiasında bir çalışmadır.

• Öncelik belirleme fikir eleyerek yapılamaz. Önceliklendirme bütünsel anlayışı gerektirir, bir sıralamadır, elem değil!
• Elenen fikirler katılımcıları da fark etmeden eler.
• Bir kez eleme başladığında, hiyerarşi ve politika işin içine girer. Neyin önemli olduğundan çok, kimin ne dediği öne çıkmaya başlar.