Çalıştay™ Fikir Üretme, Sentezleme Yöntemleri Açısından Çok Daha Güçlüdür!
.
Çalıştay™da Kullanılan Problem Çözme Yöntemleri Çok Daha Güçlüdür!
“Benzer gibi”lerde ya bir yöntem yoktur, beyin fırtınası yöntemi kullanılır. Beyin fırtınası yöntemi 1900’lü yılların başında bulunmuş olan, kullanımı ve öğrenilmesi çok kolay, ancak sağladığı ifade dil kalitesi ve netliği açısından zayıf bir yöntemdir. Bunun tersine Çalıştay™ sırasında kullanılan yöntemler 1980’li yılların sonlarında ortaya çıkmıştır.
Çalıştay™ Moderatörü Yöntem ve Problem Çözme Uzmanıdır, “Benzer gibi”lerde Profesyonel ve Uzman Bir Moderatör Yoktur!
Yöntem ustası bir moderatörün, tüm süreci ihtiyaca göre tasarlaması ve yönetmesi Çalıştay™ yönteminin en büyük fakrlarından biridir. Profesyonel bir moderatör çalışma sırasında; olumlu ancak güçlü bir sorgulama iklimi oluştururken, zaman kaybına ve gereksiz çatışmalara izin vermez.
Konuşmaların ve fikir üretimini sorulara odaklar, konuşmaların amaçtan ve sorulardan sapmasına fırsat vermez.
“Benzer gibi”lerin sadece bir kısımında kısa özet veya fikir listesi oluşur. Çalıştay™ yöntemi sonrasında tüm oluşan anlayış, uzlaşı ve fikirlerin raporlanmasını kolaylaştırır!
Çalıştay™ raporunda amaç, aynı konuların bir daha konuşulmasına ihtiyaç bırakmamaktır. Çalışma sırasında elde edilen tüm sentezler, ve elde edilen tüm fikirleri tam olarak raporlar. Böylelikle çalışmada eksik bir konu kalmış ise bu görülür hale gelir. Mükemmel dokümantasyon, konuşulacak birşeyin kalmadığını görünür hale getirir. Böylelikle, uygulama ve eyleme geçme ihtiyacı da görünür hale gelir.
Çalıştay™ Yönteminin Beş Temel Farkı
.
Ülkemiz de bizim 1997 yılında başlattığımız çalışmalardan ilham alarak, kulaktan kulağa yayılmış, bugün pek çok çalıştay yapılmaktadır. Bu çalışmalar esasen yöntem ve uygulama etkinliği açısından bizim geliştirip, uyguladığımız Çalıştay™ yöntemine hiç mi hiç benzememektedir. “Bizim geliştirip, uyguladığımız şekli yöntemin başarısını oluşturan beş temel fark şunlardır;
1) Kaosu düzenlemek için profesyonel tasarım şarttır.
Kritik toplantılar belirsizlik, fikir çatışması ve kaos potansiyeli taşır.
Bu nedenle adım adım tasarlanmış bir düşünme süreci gerekir.
Doğru sorularla ilerleyen ve her adımın sonunda fikirleri sentezleyerek bir üst aşamaya taşıyan bir yapı kurarız. 1994’ten beri edindiğimiz tecrübe, toplantıları doğru küçük adımlara bölme ve her adımı ustalıkla yürütme becerisi kazandırmıştır.
2) Fikirlerin net, kısa ve doğru ifade edilmesi sağlanır.
Katılımcılar ne çok detaylı ne de çok genel konuşur. Bu ifade kıvamı, moderatör ile katılımcılar arasında kurulan özel yöntemle sağlanır. Fikirler net ifade edildiğinde:
- Herkes birbirini daha iyi anlar
- Fikirler birbirini tetikler
- Sentez çok daha güçlü olur
Bu, yüksek kaliteli düşüncenin temelidir.
3) Fikirlere tarafsız, amaca taraflı moderasyon.
Moderasyonun temel ilkesi: **Fikirlere eşit mesafede, ama Toplantının amacına güçlü bağlılıktır.* Şirket içinden birinin bunu yapması zordur. Dış bir moderatör:
- Tarafsızdır
- Eski tartışmalara dahil değildir
- Fikir çatışmalarında konuyu dağıtmaz
- Bu, toplantının raydan çıkmasını engelleyen kritik beceridir.
4) Fikir çokluğunu yönetmek ve sentezlemek.
İnsanlara fikir sordukça, beklenti yükselir: “Bu fikirler ne olacak?” İyi ve başarılı. bir moderatör fikirleri:
- Gruplar
- Basitleştirir
- Birleştirir
- Netleştirir
- Ve bir sonraki adıma zemin hazırlar.
Bu olduğunda grup moderatöre güvenmeye başlar; enerji yükselir ve ikinci aşamada daha nitelikli fikirler gelir. Moderatörün sentezleme yeteneği Çalıştay™ yönetimin fark yaratan yönüdür.
Toplantılarda hem zamanı verimli kullanmak, hem yüksek bir sorgulama ile etkili fikirler üretmek, hem de üretilen tüm fikirleri hızla karar bağlamak esastır. Bu ise ancak problem çözme teori ve pratiğine uygun çalışılırsa mümkündür.
5) Zor, çatışmalı ve yıllardır çözülemeyen konularda asıl fark ortaya çıkar.
Uzun süredir çözülemeyen ve halının altına süpürülen konular, iç çekişme ve ümitsizlik yaratır. Problem çözme ve sistem analiz konularında uzman bir yönetim danışmanı dış bir moderatör olarak:
- Konuyu küçük parçalara böler,
- İnsanlardan aldığı fikirleri bir araya getirir,
- Eski çatışmalara dahil olmadığı için tarafsız kalı,r
- Gruba yeniden “çözebiliriz” hissi verir,
Bu yeni ümit duygusu, çalıştayın en büyük etkisidir.